Анализ работы и критических случаев на работе

Менеджеры социально-трудового сопровождения проводят анализ работы для вакансий, которые предприятия-партнеры предлагают инвалидам. 

Анализ работы (job analysis) — это процедура, определяющая обязанности и характер работ, а также тип людей (в терминах знаний и умений), которым вакансия подойдет. 

Какую информацию позволяет получить анализ

Рабочая деятельность. Информация о реальных видах рабочей деятельности. Описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.

Человеческое поведение. Информация о поведенческих особенностях: общении, принятии решений и творческих навыках. Также включена информация относительно требований, предъявляемых непосредственно к человеку, в терминах затрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные дистанции и т. д.

Механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления, используемые в работе. Сведения о производимых продуктах или оказываемых услугах, обрабатываемых материалах, применяемых знаниях (знание законов физики, грамотная письменная речь и т.д).

Нормы производительности. Выраженные в терминах количества, качества, затрачиваемого времени, а также критерии оценки работы. 

Рабочее окружение. Физические условия работы, расписание, организационное и социальное окружение (с кем придется общаться в процессе работы на данной должности). 

Требования к человеку. Образование, обучение, опыт работы, способности, физические данные и т.д.

Такой анализ позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует рабочему месту и каковы требования к работнику. На основе этой информации принимается решение о направлении инвалида на вакансию. 

Методы сбора информации для анализа работы

Общие рекомендации при проведении анализа работы:

• выявить сотрудников, обладающих знаниями о работе
• установить взаимопонимание с сотрудником: узнать его имя, поговорить на понятном языке, объяснить цели интервью
• лучше всего в беседе использовать опросный лист со списком вопросов и частью «открытых» вопросов: например, «Осталось ли что-нибудь, что мы не предусмотрели, анализируя вашу работу?»
• если часть трудовых обязанностей не выполняется регулярно (например, работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова много раз подряд в течение дня), следует попросить работника перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения 
• после завершения опроса совместно проверьте данные 

Интервью

Важное достоинство интервью заключается в том, что зачастую сотрудник не задумывается об аспектах работы, делает их автоматически или считает само собой разумеющимися. Часть важных работ, которые возникают лишь эпизодически, также обычно не отражаются в формальных опросах, однако могут иметь критическое влияние при принятии решения о направлении на такую работу инвалида.

Опросные листы

Обычно, опросный лист состоит из нескольких «открытых» и закрытых вопросов сотруднику.

Что должно быть отражено в опросном листе:

• Описание должностных обязанностей
• Квалификационные требования: лицензии, разрешения, сертификаты и т. д., необходимые для работы
• Оборудование: машины или инструменты, с которыми вы работаете 
• Среднее количество часов работы в неделю 
• Регулярно выполняемые обязанности (общее описание). Изложите их в порядке убывания значимости и затрачиваемого времени в месяц. Чем больше обязанностей, тем лучше.
• Контакты: требует ли работа контактов с сотрудниками других отделов или организаций? Если да, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения
• Руководство. Входит ли в ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством? Если вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните
• Принятие решений. Какие решения вы принимаете при выполнении регулярных обязанностей? Каковы вероятные последствия, если вы примете неправильное решение и сделаете неправильный вывод (совершите неправильное действие)?
• Ответственность за ведение записей. Перечислите отчеты (дела), которые вы должны подготавливать (вести). Укажите, для кого эти отчеты предназначены.
• Как часто вы консультируетесь с непосредственным начальником или другим работником при принятии решений (определении правильного направления действий)? (Часто, Иногда, Редко, Никогда)
• Условия работы: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха, вибрация, неадекватная вентиляция, перемещающиеся объекты или тесные помещения и т. д. Укажите все вредные и необычные условия работы
• Требования, предъявляемые работой: укажите, каковы минимальные требования для удовлетворительного выполнения вашей работы. Образование: средняя школа, количество оконченных классов, среднее специальное, высшее, опыт работы на данной должности от Х лет (месяцев), специальное обучение, специальные навыки (например, умение печатать с определенной скоростью)
• Требуемые знания. Факты или принципы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен, прежде чем выполнять работу
• Требуемые способности. Например, хорошая ориентировка на местности, математические способности и т.д.
• Физическая нагрузка (например, переноска тяжестей)
• Типичные происшествия на рабочем месте (напряженная работа в условиях лимита времени, в опасных условиях, работа с людьми и т.д.)
• Области интересов работника: предпочтение работе с людьми, машинами, природными объектами и.т.д.
• Дополнительная информация: Приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании должности.
• Подпись работника, дата

Описание работы должно настолько хорошо отражать работу, что после прочтения обязанности становятся ясны и понятны. 

Стандарты исполнения

Некоторые описания работ содержат перечень стандартов исполнения, которых служащий достигает, выполняя основные обязанности и неся ответственность за выполняемую работу. К таким стандартам могут относиться выполнение установленных производственных планов в виде производства определенного количества продукции за определенное время, допустимого процента брака и т.д. 

Метод критических случаев и рейтинговые шкалы поведенческих якорей (BARS) 

BARS — наиболее эффективный и наименее предвзятый инструмент оценки практикантов на рабочих местах. Суть метода состоит в записи удачных или нежелательных примеров (случаев) исполнения обязанностей каждым сотрудником. Затем эти примеры обсуждаются с сотрудниками.

В западной практике, BARS — это 5-балльные шкалы Лайкерта: 

1. плохо
2. ниже среднего
3. средне
4. выше среднего
5. хорошо 

Это метод оценки, который объединяет преимущества критических инцидентов и оценки, которые в конечном счете сводятся в количественную шкалу с описанием примеров хорошей, средней и низкой производительности. 

Преимущество BARS — в «поведенческих якорях», которые добавляются к количественным шкалам оценки. Они описывают примеры недопустимого, удовлетворительного и хорошего выполнения конкретной работы. 

Для выявления поведенческих якорей проводится анализ выполняемых задач и отбираются примеры эффективного и неэффективного поведения, связанного с выполнением задачи (критическими инцидентами), которые затем оцениваются по 5-балльной шкале. 

Ведение перечня критических случаев помогает устранить недостатки в исполнении обязанностей, и оказывается наиболее понятным для сотрудников критерием оценки деятельности. 

5 этапов разработки шкал BARS 

1. Формирование критических случаев: людей, знающих работу, которую необходимо оценить, просят описать критические случаи успешного и неуспешного исполнения обязанностей 
2. Объединение критических случаев в кластеры. Каждой группе дается определение случаев. Например, грубое нарушение скоростного режима и правил парковки водителем относится к группе «Нарушения ПДД».
3. Перераспределение случаев. Второй группе людей, которые также знают оцениваемую работу, предлагают оценить кластеры и первичные критические случаи, соотнося каждый случай с кластером, который, по их мнению, больше всего подходит. Критический случай сохраняется в списке, если более 50% людей из второй группы относят его к тому же кластеру, что и люди из первой группы 
4. Ранжирование. Вторую группу экспертов просят проранжировать (обычно с помощью шкалы от 0 до 4, где 0 — плохо, 1 — ниже среднего, 2 — средне, 3 — выше среднего, 4 — хорошо) поведение, описанное в каждом критическом случае. Цель ранжирования — установить наиболее и наименее эффективное исполнение трудовых обязанностей в каждом кластере.
5. Использование подмножества случаев (обычно 5 или 7 на кластер) в качестве «поведенческих якорей» для оценки работы сотрудника. 

Разработка BARS занимает много времени, но имеет сильные преимущества: 

• Более точный способ оценки исполнения рабочих обязанностей 
• Более четкие нормы. Критические случаи на шкале помогают выяснить, что понимается под «очень хорошим», «средним» или «плохим» исполнением обязанностей
• Обратная связь. Критические случаи оптимально подходят для обеспечении обратной связи с сотрудниками, делая критерии оценки их деятельности понятными.

Анализ работы для каждой вакансии, где будут проходить стажировку инвалиды, позволяет увеличить эффективность отбора, а также избежать психотравмы для инвалида, если он не в состоянии выполнять предлагаемую работу. 

Составление BARS помогает установить четкие и понятные критерии оценки работы, что исключает возможность для инвалида спекулировать на необъективной оценке его деятельности.